Era uma terça-feira de manhã quando o diretor financeiro de uma empresa de distribuição em Vila Nova de Gaia ligou o computador… e percebeu que algo estava muito errado. Os ficheiros de faturação tinham desaparecido. Os contratos de clientes não abriam. O histórico de encomendas simplesmente não estava lá. Uma falha no disco do servidor principal tinha corrompido três anos de informação da empresa.
Sem um backup recente, recuperar a informação demorou várias semanas. Durante esse tempo perdido houve paragens na operação, dificuldades em faturar e clientes à espera de respostas. No final, entre perda de produtividade e o que pagou a uma empresa para fazer a recuperação forense de dados o impacto foi de algumas dezenas de milhares de euros.
Mas o mais difícil de aceitar foi que tudo isto poderia ter sido evitado com uma solução de backup automatizado que custa poucas dezenas de euros por mês.
A situação é fictícia mas na Amaral & Fernandes já recebemos muitas chamadas de clientes desesperados em situações semelhantes. Sem um backup automatizado a questão não é se vai acontecer, é quando.
Porque é que o backup manual não chega
Muitas empresas ainda dependem de backups manuais feitos em simples discos externos ou em pen drives. O problema é fácil de entender: backups que não feitos regularmente, às vezes totalmente esquecidos e discos externos guardados no mesmo espaço que os equipamentos informáticos. Basta um incêndio, uma inundação ou um roubo para desaparecerem em segundos os dados originais e a cópia que, de segurança, tinha pouco.
A automatização resolve este problema por completo. Com uma solução configurada corretamente:
- Os backups são feitos diariamente, sem depender de nenhuma pessoa
- É possível restaurar ficheiros individuais ou sistemas completos em minutos
- Recebe alertas automáticos caso algum backup falhe
O que deve incluir uma boa solução de backup para PMEs
Nem todas as soluções são iguais. Para uma empresa em Portugal, com servidores locais ou ambientes híbridos, uma boa solução de backup automatizado deve contemplar:
- O backup deve guardar apenas o que mudou, para ser rápido e não ocupar espaço desnecessário.
- Deve manter várias cópias ao longo do tempo, para poder recuperar ficheiros de há semanas ou meses, se for preciso.
- Os dados devem estar protegidos, para que ninguém consiga aceder à informação da empresa sem autorização.
- É importante testar se o backup funciona, porque não serve de nada ter cópias se depois não for possível recuperar os ficheiros.
- O sistema deve avisar automaticamente se algo falhar, para que o responsável possa resolver o problema a tempo.
E já que estamos a falar de servidores talvez seja uma boa altura para ler as dicas dos nossos especialistas sobre “Servidor local vs Cloud: ainda faz sentido ter servidor na empresa?”.
Quanto custa não ter backup versus ter
Esta é uma pergunta a que nem vale tentar responder com números. O custo de uma paragem operacional varia consoante o setor e o tempo de paragem. Mas se é verdade que, muitas das vezes, as perdas se ficam por alguns milhares de euros, existem casos relatados de vários milhões! Na maioria das vezes as perdas acumulam-se no tempo devido aos danos reputacionais que o negócio sofre.
Uma solução de backup profissional, devidamente configurada e monitorizada, tem um custo mensal muito inferior ao risco que elimina.
Na Amaral & Fernandes trabalhamos diariamente com PMEs e grandes empresas portuguesas para implementar e gerir soluções de backup que funcionam de forma silenciosa e eficaz. Para que nunca precise de se lembrar delas!
Quer garantir que os dados da sua empresa estão protegidos? Fale connosco hoje mesmo e fazemos um diagnóstico ao seu negócio.