Para qualquer gestor de uma empresa com os olhos postos no futuro, ler este texto sobre a importância da gestão documental é, quase, como chover no molhado! Por isso vamos focar-nos em todos aqueles que querem fazer crescer o seu negócio mas ainda andam aos papéis! Ter na sua empresa um bom sistema digital de gestão de documentos é a diferença entre encontrar um contrato assinado em 30 minutos ou 30 segundos!
Essa transformação é mais simples e acessível do que muitos imaginam e os benefícios vão muito além de encontrar documentos rapidamente.
1. Acesso imediato a qualquer documento, em qualquer lugar
Com um sistema de gestão documental digital, os documentos deixam de estar presos a um escritório, a um computador ou a uma pasta física. Faturas, contratos, propostas, relatórios e correspondência ficam disponíveis em segundos, em qualquer dispositivo, com as permissões de acesso adequadas a cada função. Para equipas comerciais em mobilidade, gestores que trabalham remotamente ou empresas com múltiplas instalações, este benefício por si só justifica o investimento.
2. Redução drástica do tempo perdido em tarefas administrativas
A indexação automática, a pesquisa por palavras-chave e a organização inteligente de um sistema documental eliminam as horas que se perdem à procura de documentos ou a recriar ficheiros perdidos. Se tempo é dinheiro, imagine o que vai poupar ao eliminar esta ineficiência.
3. Conformidade com o RGPD e redução do risco legal
O Regulamento Geral de Proteção de Dados impõe obrigações concretas sobre como as empresas armazenam, processam e eliminam informação pessoal. Um sistema de gestão documental digital permite:
- Controlar quem acede a que documentos e registar esse acesso
- Definir períodos de retenção automáticos com eliminação controlada no fim do prazo legal
- Responder rapidamente a pedidos de acesso ou eliminação de dados por parte de titulares
- Manter um histórico de versões e alterações para fins de auditoria
Para empresas que trabalham com clientes, fornecedores ou colaboradores cujos dados pessoais são tratados, esta conformidade não é opcional. É uma obrigação legal com coimas que podem ser muito elevadas!
4. Proteção contra perda e destruição de documentos
Incêndios, inundações, avarias de hardware ou simples erros humanos. Se a sua empresa já passou por alguma destas situações sabe que os documentos físicos são vulneráveis de formas que os digitais não são. Um sistema documental sério inclui backups automáticos, redundância geográfica e controlo de versões, garantindo que um documento nunca se perde definitivamente. Além disso, elimina os riscos associados à deterioração física do papel ao longo do tempo.
5. Colaboração mais eficiente entre equipas
Quando vários colaboradores precisam de aceder ou trabalhar no mesmo documento, os sistemas tradicionais criam problemas: versões diferentes em computadores diferentes, e-mails com anexos desatualizados, dúvidas sobre qual é a versão mais recente. Aquela versão final, que depois se torna em finalíssima, e depois na versão 4 e 5, está a ver? A gestão documental digital resolve isto com um repositório único e centralizado, com histórico de versões, workflowsde aprovação e notificações automáticas. O resultado é uma colaboração fluida, menos erros e decisões tomadas com base em informação atualizada.
Por onde começar
A implementação de um sistema de gestão documental não precisa de ser um projeto demorado ou disruptivo. Muitas PMEs começam por digitalizar os documentos mais importantes como contratos, faturas, fichas de clientes e expandem gradualmente. Soluções como o BizDocs, que a Amaral & Fernandes implementa e suporta, foram desenhadas especificamente para a realidade das PMEs portuguesas: simples de usar, integráveis com os ERP mais comuns e com suporte em português.
Se faz parte daqueles empresários que ainda andam aos papéis, está na hora de termos uma conversa. Fale connosco hoje mesmo!